O vašem sljedećem sastanku

Depositphotos 18597265 s

U posljednje vrijeme puno razmišljam o sastancima. Sethov post na godišnji događaji kompanije nadahnuo me je da započnem s formulisanjem ovog posta. Kao osoba koja posluje s jednim zaposlenikom, moram biti apsolutno oprezna koliko sastanaka prisustvujem i koji ne donose prihod.

Svakog dana sam pozvan na sastanak - obično šalicu kafe ili ručak. Većinu vremena to su profesionalni odnosi ili čak potencijalni kupci, pa to ne donosi prihod danas, ali sutra to može dovesti do nečega. Ovi sastanci su nevjerovatno uzbudljivi ... obično se radi o mozganju ili strategiji o kompaniji, njihovom marketingu ili tehnologiji u porastu.

To se, međutim, prilično razlikuje od onoga kada sam radio u velikim kompanijama koje su održavale sastanke svakodnevno. Sastanci u kompanijama su skupi, prekidaju produktivnost i često su apsolutni gubitak vremena. Evo vrsta sastanaka koji štete kulturi poslovanja:

  • Sastanci održani radi pronalaženja konsenzusa. Šanse su da ste unajmili nekoga tko je odgovoran da posao završi. Ako održavate sastanak kako biste odlučili umjesto njih ... ili još gore ... da biste im oduzeli odluku, griješite. Ako ne vjerujete osobi da će obaviti posao, otpustite je.
  • Sastanci za širenje konsenzusa. Ovo je malo drugačije ... obično je u nadležnosti donosioca odluka. Nije siguran u svoju odluku i uplašen je zbog posljedica. Održavanjem sastanka i postizanjem konsenzusa od tima, oni pokušavaju proširiti krivicu i smanjiti svoju odgovornost.
  • Sastanci za održavanje sastanaka. Nema ništa gore od prekida nečijeg dana za dnevni, tjedni ili mjesečni sastanak na kojem nema dnevnog reda i ništa se ne događa. Ovi su sastanci neverovatno skupi za kompaniju, često koštajući hiljade dolara.

Svaki sastanak trebao bi imati cilj koji se ne može postići samostalno ... možda mozgati, prenijeti važnu poruku ili razbiti projekt i dodijeliti zadatke. Svaka kompanija treba uspostaviti pravilo - pozvani treba odbiti sastanak bez cilja i dnevnog reda.

Prije mnogo godina prošao sam čas vodstva gdje su nas učili kako se održavaju sastanci. To može zvučati smiješno, ali trošak sastanaka velikih organizacija je značajan. Optimizacijom svakog sastanka uštedjeli ste novac, vrijeme i izgradili svoje timove umjesto da ih povrijedite.

Sastanci timova imali su vođu, a pisar (praviti bilješke), a čuvar vremena (kako bi se osiguralo da je sastanak bio na vrijeme), i a vratar (da ostanemo na temi). Čuvar vremena i čuvar vrata zamijenili su svaki sastanak i imali puna ovlaštenja da mijenjaju teme ili okončaju sjednicu.

Posljednjih 10-ak minuta svakog sastanka iskorišteno je za izradu Akcioni plan. Akcioni plan imao je 3 kolone - Tko, što i kada. U svakoj akciji bilo je definirano ko će raditi posao, koji su mjerljivi rezultati i kada će to izvršiti. Posao vođa bio je držati ljude odgovornim za dogovorene rezultate. Uvođenjem ovih pravila za sastanke uspjeli smo prebaciti sastanke sa prekida i počeli smo ih učiniti produktivnima.

Izazvao bih vas da razmislite o svakom sastanku koji imate, generira li prihod, je li produktivan i kako njima upravljate. Ja koristim Kalendarski da zakažem moje sastanke i često se pitam koliko bih sastanaka zapravo imao da morate platiti naknadu kreditnom karticom da biste to zakazali! Da morate za sljedeći sastanak platiti iz plaće, biste li je i dalje imali?

3 Komentari

  1. 1

    Doug, želio bih zakazati sastanak s tobom da više razgovaramo o tome. 🙂

    Jednom sam čuo komičara kako kaže da bi sastanci u korporativnoj Americi išli mnogo brže ako bi organizator samo započeo sastanak tako što bi zamolio sve da dignu ruku ako još uvijek rade na onome na čemu su dovraga radili jučer.

  2. 2

    Sjajan post! Filozofija “svi sastanci su opcioni” je zapravo smjernica ROWE-a, u čemu moja kompanija uživa već nekoliko godina. Mnogi od nas pridaju vrijednost pogrešnim stvarima, poput „face time“ ili popunjavanja stolice u unaprijed određeno vrijeme. Sastanci i druženje su sjajni i imaju vrijednost u pravom kontekstu, ali ne bismo trebali dozvoliti da nam ove stvari daju iluziju produktivnosti kada to nema smisla.

Šta ti misliš?

Ova stranica koristi Akismet kako bi smanjila neželjenu poštu. Saznajte kako se podaci vašeg komentara obrađuju.