Adresa Standardizacija 101: Prednosti, metode i savjeti

Adresa Standardizacija 101: Prednosti, metode i savjeti

Kada ste zadnji put pronašli da sve adrese na vašoj listi slijede isti format i bez grešaka? Nikad, zar ne?

Unatoč svim koracima koje vaša kompanija može poduzeti kako bi svela na minimum greške u podacima, rješavanje problema s kvalitetom podataka – kao što su pogrešno napisana slova, polja koja nedostaju ili vodeći razmaci – zbog ručnog unosa podataka – su neizbježni. Zapravo, profesor Raymond R. Panko u svojoj objavljeni rad naglasio je da se greške u podacima u proračunskim tablicama, posebno u malim skupovima podataka, mogu kretati između 18% i 40%.  

Za borbu protiv ovog problema, standardizacija adresa može biti odlično rješenje. Ovaj post naglašava kako kompanije mogu imati koristi od standardizacije podataka i koje metode i savjete trebaju uzeti u obzir da bi ostvarile željene rezultate.

Šta je standardizacija adresa?

Standardizacija adrese ili normalizacija adrese je proces identifikacije i formatiranja adresnih zapisa u skladu sa priznatim standardima poštanskih usluga koji su navedeni u autoritativnoj bazi podataka kao što je ona Poštanska služba Sjedinjenih Država (USPS).

Većina adresa ne prati USPS standard, koji definira standardiziranu adresu kao onu koja je u potpunosti napisana, skraćena pomoću standardnih skraćenica poštanske službe ili kao što je prikazano u trenutnoj ZIP+4 datoteci poštanske službe.

Standardi poštanskih adresa

Standardizacija adresa postaje hitna potreba za kompanije koje imaju unose adresa u nedosljednim ili različitim formatima zbog nedostajućih detalja o adresi (npr. ZIP+4 i ZIP+6 kodovi) ili interpunkcijskih, velikih slova, razmaka i pravopisnih grešaka. Primjer ovoga je dat u nastavku:

Standardizovane poštanske adrese

Kao što se vidi iz tabele, svi podaci o adresi imaju jednu ili više grešaka i nijedna ne ispunjava potrebne USPS smjernice.

Standardizacija adresa ne treba miješati sa podudaranjem adrese i validacijom adrese. Iako postoje slične stvari, validacija adrese se odnosi na verifikaciju da li je zapis adrese u skladu sa postojećim adresnim zapisom u USPS bazi podataka. Podudaranje adresa, s druge strane, je uparivanje dva slična adresna podatka kako bi se utvrdilo da li se odnosi na isti entitet ili ne.

Prednosti standardizacije adresa

Osim očiglednih razloga čišćenja anomalija podataka, standardiziranje adresa može pružiti niz pogodnosti za kompanije. To uključuje:

  • Uštedite vrijeme provjeravajući adrese: bez standardizacije adresa, ne postoji način da se posumnja da li je lista adresa koja se koristi za kampanju direktne pošte tačna ili ne, osim ako mailovi nisu vraćeni ili nisu dobili odgovore. Normalizacijom različitih adresa, može se uštedjeti znatan broj radnih sati tako što će osoblje pregledati stotine poštanskih adresa radi preciznosti.
  • Smanjite troškove slanja: Kampanje direktne pošte mogu dovesti do pogrešnih ili netačnih adresa koje mogu stvoriti probleme s naplatom i isporukom u kampanjama direktne pošte. Standardiziranje adresa radi poboljšanja konzistentnosti podataka može smanjiti vraćene ili neisporučene poruke, što rezultira većim stopama odgovora na direktnu poštu.
  • Uklonite duple adrese: različiti formati i adrese s greškama mogu rezultirati slanjem dvostruko više e-poruka kontaktima što može smanjiti zadovoljstvo kupaca i imidž brenda. Čišćenje vaših lista adresa može pomoći vašoj firmi da uštedi izgubljene troškove isporuke.

Kako standardizirati adrese?

Svaka aktivnost normalizacije adrese treba da ispunjava smjernice USPS-a da bi bila isplativa. Koristeći podatke istaknute u Tabeli 1, evo kako će se podaci o adresi pojaviti nakon normalizacije.

Prije i poslije standardizacije adresa

Standardizacija adresa uključuje proces u 4 koraka. Ovo uključuje:

  1. Uvozne adrese: prikupiti sve adrese iz više izvora podataka – kao što su Excel tabele, SQL baze podataka, itd. – u jedan list.
  2. Podaci profila za provjeru grešaka: izvršite profiliranje podataka koristeći da biste razumjeli obim i vrstu grešaka prisutnih u vašoj listi adresa. Ovo vam može dati grubu predstavu o potencijalnim problematičnim područjima koja zahtijevaju popravljanje prije izvođenja bilo kakve vrste standardizacije.  
  3. Očistite greške kako biste ispunili smjernice USPS: Kada se otkriju sve greške, možete očistiti adrese i standardizirati ih u skladu sa smjernicama USPS-a.
  4. Identifikujte i uklonite duple adrese: da biste identificirali sve duple adrese, možete tražiti dvostruko brojanje u vašoj proračunskoj tabeli ili bazi podataka ili koristiti tačne ili nejasno podudaranje da poništite unose.

Metode standardizacije adresa

Postoje dva različita pristupa normalizaciji adresa na vašoj listi. To uključuje:

Ručne skripte i alati

Korisnici mogu ručno pronaći pokrenute skripte i dodatke za normalizaciju adresa iz biblioteka putem raznih

  1. Programski jezici: Python, JavaScript ili R vam mogu omogućiti da pokrenete nejasno podudaranje adresa kako biste identificirali netačna podudaranja adresa i primijenili prilagođena pravila standardizacije koja odgovaraju vašim podacima o adresi.
  2. Spremišta kodiranja: GitHub pruža predloške koda i USPS API integraciju koju možete koristiti za provjeru i normalizaciju adresa.  
  3. Aplikacijski programski interfejsi: Usluge trećih strana koje se mogu integrirati putem API za raščlanjivanje, standardizaciju i validaciju poštanskih adresa.
  4. Alati bazirani na Excelu: dodaci i rješenja kao što su YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ili excel VBA Master mogu vam pomoći da raščlanite i standardizirate svoje adrese u vašim skupovima podataka.

Nekoliko prednosti odlaska ovim putem je to što je jeftin i može brzo normalizirati podatke za male skupove podataka. Međutim, korištenje takvih skripti može se raspasti više od nekoliko hiljada zapisa i stoga nisu prikladne za vrlo velike skupove podataka ili one raširene po različitim izvorima.

Softver za provjeru adrese

Za normalizaciju podataka može se koristiti i gotov softver za verifikaciju i normalizaciju adresa. Obično, takvi alati dolaze sa specifičnim komponentama za validaciju adresa – kao što je integrisana USPS baza podataka – i imaju komponente za profilisanje podataka i čišćenje koje nisu u kutiji, zajedno sa algoritmima nejasnog podudaranja za standardizaciju adresa na nivou.

Također je važno da softver ima CASS potvrda od USPS-a i ispunjava traženi prag tačnosti u smislu:

  • 5-cifreno kodiranje – primjena nedostajućeg ili netačnog 5-cifrenog poštanskog broja.
  • ZIP+4 kodiranje – primjena nedostajućeg ili netačnog 4-cifrenog koda.
  • Indikator stambene isporuke (RDI) – utvrđivanje da li je adresa stambena ili poslovna.
  • Validacija mjesta isporuke (DPV) – određivanje da li se adresa može dostaviti do broja apartmana ili apartmana.
  • Poboljšana linija putovanja (eLOT) – redni broj koji označava prvu isporuku izvršenu u dodatnom opsegu unutar rute prevoznika, a uzlazni/silazni kod označava približni redosled isporuke unutar rednog broja. 
  • Veza sistema za konverziju adresa koja se može locirati (LACSLink) – automatizovana metoda dobijanja novih adresa za lokalne opštine koje su implementirale sistem hitne pomoći 911.
  • ApartmanLink® omogućava kupcima da pruže poboljšane informacije o poslovnom adresiranju dodavanjem poznatih sekundarnih (skupnih) informacija poslovnim adresama, što će omogućiti USPS sekvenciranje isporuke tamo gdje inače ne bi bilo moguće.
  • I više…

Glavne prednosti su lakoća kojom može verificirati i standardizirati podatke o adresama pohranjenim u različitim sistemima uključujući CRM-ove, RDBM-ove i spremišta zasnovana na Hadoop-u i geokodiranje podataka kako bi se dobile vrijednosti geografske dužine i širine.

Što se tiče ograničenja, takvi alati mogu koštati mnogo više od ručnih metoda normalizacije adrese.

Koja metoda je bolja?

Odabir pravog metoda za poboljšanje vaših lista adresa u potpunosti zavisi od obima vaših adresnih zapisa, tehnološkog skupa i vremenskog okvira projekta.

Ako je vaša lista adresa manja od recimo pet hiljada zapisa, standardizacija putem Python-a ili JavaScript-a može biti bolja opcija. Međutim, ako je postizanje jedinstvenog izvora istine za adrese koristeći podatke raširene u više izvora na vrijeme hitna potreba, onda CASS certificirani softver za standardizaciju adresa može biti bolja opcija.