Tok rada: Najbolje prakse za automatizaciju današnjeg odjela za marketing

workflow

U doba marketinga sadržaja, PPC kampanja i mobilnih aplikacija, zastarjelim alatima poput olovke i papira nije mjesto u današnjem dinamičnom marketinškom okruženju. Međutim, iznova i iznova, trgovci se vraćaju zastarjelim alatima za svoje vitalne procese, ostavljajući kampanje ranjivim na greške i pogrešnu komunikaciju.

Implementacija automatizirani tokovi rada je jedan od najpametnijih načina za uklanjanje ove neefikasnosti. S ugrađenim boljim alatima, trgovci mogu precizno odrediti i automatizirati svoje najkomplikovanije, najneupuštenije zadatke, umanjujući rizik od grešaka i stvarajući sigurnosnu mrežu kako bi se spriječilo gubljenje dokumenata u pretincu. Racionalizacijom tokova posla, trgovci se vraćaju satima u svoju sedmicu da brže i efikasnije planiraju i izvršavaju detaljne kampanje.

Automatizacija je jednostavno polazište za guranje zajedničkih aktivnosti, od pregleda kreativnih koncepata do odobrenja budžeta, u budućnost. Međutim, nijedna transformacija nije bez izazova. Ovo su dvije glavne probleme s kojima se organizacije susreću kada napreduju s automatizacijom tijeka posla i kako se trgovci mogu kretati oko njih:

  • obrazovanje: Uspješno usvajanje tehnologija automatizacije radnog toka ovisi o podršci cijelog odjela (ili organizacije). Inovativna tehnologija - i posebno automatizacija - izazvala je zabrinutost zbog sigurnosti posla od industrijske revolucije. Ova anksioznost, koja često ne proizlazi iz tehnologije, već iz jednostavnog straha od nepoznatog, može usmjeriti usvajanje prije nego što uopće započne. Što više marketinških vođa educira svoje timove o vrijednosti automatizacije, to će lakše ublažiti stres promjena. Na početku obrazovnog procesa automatizacija treba biti pozicionirana kao alat koji uklanja nepoželjne elemente poslova marketara , a ne kao mašina koja će zamijeniti pojedinca. Uloga automatizacije je uklanjanje glavnih zadataka poput dugih lanaca e-pošte tijekom postupka odobravanja. Demonstracije ili poduke specifične za ulogu jedan su od načina da zaposlenicima omoguće da iz prve ruke vide načine na koje će se poboljšati njihov radni dan. Kvantifikovanjem vremena i truda osoblje će uštedjeti na uobičajenim dužnostima poput pregleda kreativnih uređivanja ili odobrenja ugovora, marketinškim stručnjacima daje mnogo opipljiviji uvid u to kako će tehnologija utjecati na njihov svakodnevni rad.

    Ali obrazovanje se ne može završiti poludnevnim sastankom ili obukom. Omogućavanje korisnicima da uče vlastitim tempom kroz individualne poduke i mrežne izvore osnažuju marketinške stručnjake da preuzmu odgovornost za proces usvajanja. U tom smislu, trgovci bi trebali biti usko uključeni u razvoj ovih resursa. Iako odluka o digitalnom pristupu može doći odozgo prema dolje i IT odjel će vjerovatno biti taj koji će razvijati tijekove rada, trgovci će na kraju najbolje znati njihove slučajeve upotrebe i potrebe projekata. Stvaranje materijala za učenje prilagođenih specifičnim aktivnostima marketinškog odjela umjesto IT žargona daje krajnjim korisnicima razlog da više ulažu u napore oko usvajanja.

  • Definirani procesi: Pravilo „smeće ulazi, smeće izlazi“ u potpunosti se odnosi na automatizaciju toka posla. Automatizacija neispravnog ili loše definiranog ručnog postupka neće riješiti osnovni problem. Prije nego što se tijekovi rada mogu digitalizirati, marketinški odjeli moraju biti u mogućnosti kodificirati svoje procese kako bi osigurali da početni zadaci pokrenu odgovarajuće sekvencijalne akcije. Iako većina kompanija općenito razumije svoj tijek rada, ti procesi obično uključuju brojne naizgled male korake koji se podrazumijevaju i često se zaboravljaju tijekom digitalne tranzicije. Na primjer, marketinški odjeli obično traže više uređivanja kopija na jednom dijelu kolaterala prije prelazak u fazu ispisa. Međutim, koraci poduzeti ka odjavi i strane uključene u postupak uređivanja mogu se uvelike razlikovati u više odjela. Ako su trgovci u stanju kodificirati jedinstveni postupak za svaki zadatak, uspostavljanje toka posla je jednostavan postupak.

    Automatizacija bilo kog poslovnog procesa zahtijeva duboko razumijevanje koraka, ljudi i upravljanja koji su uključeni kako bi se izbjegle dvosmislenosti koje mogu negativno utjecati na konačni ishod. Kako se tehnologija radnog toka provodi u djelo, trgovci bi trebali biti kritični u ispitivanju učinkovitosti automatiziranih procesa u usporedbi s njihovim ručnim kolegama. U najboljim slučajevima, automatizacija toka rada je iterativni napor koji pomaže marketinškim odjelima da se neprestano poboljšavaju.

Beskrajne mogućnosti

Uspostavljanje automatiziranih tijekova rada moglo bi biti polazna točka veće digitalne tranzicije na radnom mjestu. Marketinški odjeli često su taoci usporenih i neefikasnih tijekova rada što ostavlja manje vremena za planiranje i provedbu kampanje. Kada je automatizacija temeljito planirana i implementirana uz puno znanje o izazovima koji se mogu pojaviti, korak je u pravom smjeru. Jednom kada se tokovi rada uspostave i nesmetano rade, trgovci mogu početi uživati ​​u povećanoj produktivnosti i saradnji koja dolazi s definiranim automatiziranim tijekovima rada.

SpringCM Workflow Designer

SpringCM Workflow Designer pruža moderno korisničko iskustvo za postavljanje tijekova rada za radnje poduzete u datoteci, mapi ili čak iz vanjskih sistema poput Salesforcea. Automatizirajte administrativne zadatke, započnite napredne tokove posla ili označite dokumente i izvještaje. Na primjer, možete stvoriti pravila za automatsko usmjeravanje pojedinačnog dokumenta ili grupe srodnih dokumenata u određenu mapu. Ili definirajte prilagođene oznake za pretraživanje koje se sinhroniziraju sa sistemima upravljanja odnosima s klijentima (CRM) i automatski se povezuju na određene dokumente kako bi pomogle u praćenju i izvještavanju.

Predložak toka posla SpringCM

Pametna pravila omogućuju vam značajnu automatizaciju procesa sa malo ili nimalo kodiranja. Automatski usmjeravajte ugovore ili dokumente ljudima unutar ili izvan vašeg tima. Napredni tokovi rada posebno su korisni tijekom generiranja ugovora ili dokumenata kada možete koristiti unaprijed definirane podatke za smanjenje ljudskih grešaka, automatizirati distribuciju za odobrenje i arhivirati odobrene verzije uz minimalnu interakciju korisnika.

Precizno pretraživanje omogućava korisnicima da brzo pronađu dokument pretraživanjem metapodataka kao što su datum početka ugovora ili ime kupca. Možete definirati kako označavati dokumente prema njihovim specifičnim poslovnim potrebama. Te se oznake mogu sinhronizirati s CRM-ima kako bi prodajni timovi radili s istim podacima o kupcima i mogu se iskoristiti za praćenje ugovora koji sadrže nestandardne ili ugovorene klauzule.

Šta ti misliš?

Ova stranica koristi Akismet kako bi smanjila neželjenu poštu. Saznajte kako se podaci vašeg komentara obrađuju.